煩雑な事務をあきらめていませんか
■継続プロジェクトの煩雑な事務
長い期間にわたって連綿と業務が続き、また内容が多岐にわたる長期継続のプロジェクトですが、売上計上や外注費の支払、収支管理、予算編成など経理的な業務が煩雑で、多くの時間を要したり、思いのほか人件費がかかっていませんか。
また、プロジェクトの受注にあたって、錯綜する営業情報を整理・共有するのがExcelで、システム化をあきらめていたり、長期にわたる大きなプロジェクトなどの失注の時に、その原因分析や失注に至る過程を十分に調べたり出来ないことで、受注率向上が図れていないのではありませんか。
さらに、昔ながらの個人のやり方に依存し、担当者の中のパソコンで情報が止まってしまい、折衝力などチームとしての情報共有が出来ていないのではありませんか。
■継続プロジェクトの難しさ
継続プロジェクトとは長期契約に基づいて実行されるため、当初決めた事項の変更や環境変化の都度、予算の洗替や収支見込の変更などが必要な、事務処理の煩雑なビジネスです。
つまり、下記のように長期にわたる管理と、息の長いプロセスが続くのが特徴です。
- 顧客の登録・引合いから見積、予算作成、受注、着手金の入金
- 期毎の予算洗替え、進捗状況による収支計上、支払管理、収支管理、中間金の入金
- プロジェクト終了時の完了報告、請求書、売掛金管理
受注するまでは情報収集が主体のプロセスで、受注以降は期毎の収支を合わせたり、費用配分していく経理処理を効率よく進め事務負担を減らし、利益を圧迫しないようにすることがポイントとなります。
■システムに必要な機能
システム側から見ると、ひとつの仕事のプロセスが長く、同じ項目が長期にわたっていろいろな場面で繰り返し参照される、というシステムの効果が出易い特徴を持っています。
そこで、システムはまず事務負担が大きく効果の出やすい、受注以降の経理処理から始めます。
システム導入により、免税も含む複雑な処理や再計算を効率よく行い負担軽減になるばかりでなく、ミスの減少につながります。
次に営業活動から受注までの段階に導入しますが、ここでは進捗状況などは見やすいガントチャートで表示し、クリックによりその内容明細が一瞬で表示されることにより情報共有が促進され、受注率の向上を図ります。
■ＰＣＧの継続プロジェクト支援システム
ＰＣＧの継続プロジェクト支援システムは、物流、文化イベント、コンサルティングの各会社での実績があります。
システムは軽快で応答速度は早く、ユーザー企業の業界や環境に合わせ、継続的な仕事の流れに合わせて構築していきますので、ぴったりしたシステムが低コストで稼働します。さらに、例外的な単発定型プロジェクトにも対応していますので、事務負担が大きく軽減されます。
また、この技術的に安定し実績あるシステムをクラウドに乗せ換えた、最新鋭のシステムで提供いたします。このクラウドシステムは24時間365日利用可能となっています。